我说:“好啊,很好,办公室可是一个很重要的岗位,好好干啊。”
云朵面有难色:“哎……我对这个位置很陌生啊,都不知道该干什么,要是让我干发行我是没问题,可是,这干公司的行政管理,我还真是棘手,心里一点底气都没有。”
我看着云朵说:“云朵,现在,你首先要解决的问题是自信。要相信自己,不懂不会不要紧,虚心认真学,这世界上没有人生下来什么都会,都是在实践中学会的。你虽然学历稍微偏低一点,但是,通过参加自考,你正在弥补这一缺陷。
“同时,你也有你的优势,那就是你的性格和做事方式。还有,你在发行公司这么多年的工作经历,积累了丰厚的发行经验,无形中就是你的工作资本……
“记住,云朵,做任何事情,都要看到自己的优势和缺陷,二者都要看到,优势可以让你树立自信,缺陷可以让你更加努力去学习,凡事都必须要自信,自信,是一个人成功的基石。”
云朵看着我点点头:“嗯……大哥,我记住了,我听你的,我会好好去干!”
我说:“其实,办公室的工作并不复杂,我们是一个公司,带有明显的企业性质,这个党政部门的办公室职能相比,要简单一些,容易操作一些……虽然不负责,但是,在公司里的位置十分重要……
“你要明白,发行公司是一个拥有20多个发行站和十几个职能部门、接近700人的经营机构,办公室处于承上启下的地位,是联结公司领导和各站、部、科、室的桥梁,协调各有关部门关系的纽带,保持公司工作正常运转的中枢,在日常工作中具有十分重要的地位和作用。”
云朵认真地听着:“嗯……大哥,你继续说。”
我想了下,结合自己公司以前办公室的工作和职能,尽我所能开始对云朵进行岗前辅导。
我继续说:“办公室的位置很重要,办公室主任的职责更加重要,公司的各项决策能否在各部门不折不扣地得到贯彻落实,公司后勤工作是否保障有力,职工文化生活开展工作得是否有声有色,很大程度上取决于有没有一个合格、称职的办公室主任,更进一步说是办公室主任岗位职责的履行程度……
“这么说吧,结合发行公司的工作特点,我自己觉得,作为一个办公室主任,要做好四个方面的工作,换句话说,就是有四大基本职能。”
“嗯……”云朵点点头,突然打开包,从包里摸出一个笔记本还有笔,打开笔记本,拿着笔,看着我:“大哥,继续说。”
“呵呵……干嘛啊,还做笔记啊!”我笑着说:“我就是随便说说,只能供你参考,不用记!”
“那不行,我脑子笨,我怕听了记不住,我要记下来回头好好琢磨。”云朵认真地说。
我笑了笑,端起杯子喝了一口咖啡,然后继续说:“我个人觉得,从发行公司的实际工作出发,这四大职能,就是参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能……
“参谋职能主要表现在:在决策形成过程中,在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用;在决策实施过程中,在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用;在决策实施过程结束后,在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用……
“而承办职能大致来自三个方面。一是来自集团党委、集团经营委的,主要应该是集团党办、经管办等部门代表党委和经营委交付的事项,如工作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按期完成。
“二是来自公司领导的,也就是秋总赵总和秋总的,对于公司领导班子的决策,办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实,负有领导、组织、指挥和管理的责任,是第一责任人。
“三是来自公司内各科室和发行站的,比如,公司内职工需办理有关事项或对公司的意见建议,按程序应先和办公室取得联系,这就需要办公室主任根据实际情况去处理……总之,办公室主任对所负责的事项要高度负责。一丝不苟,一办到底,落到实处。”
云朵边听边在笔记本上记着,不停地点头:“嗯……说的太好了。”
我抽出一支烟,刚要摸打火机,云朵,一把摸起打火机给我点着,边笑着说:“徒弟给师傅点烟喽……大哥师傅,快接着说下去。”
我笑了,吸了一口烟,边琢磨边继续说:“嗯……还有个管理职能,这个主要是针对办公室内部而言,比如文书管理,尽管发行公司的文件并不太多,但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。
“办公室主任应该负责对文书工作统一领导,统一组织安排,负责督促、检查,把好质量关,防止滥抄乱送和形式主义。再比如事务管理,办公室作为公司内事务性办事机构,办公室主任作为这个机构的负责人,应该说是事无巨细,都要认真操办,如会议安排、领导用车、对处对上接待、办公用具以及为公司内职工提供生活服务的有关事项,使办公室真正成为发行公司内部工作的枢纽……
“再有就是协调职能,我以为,办公室主任履行协调职能,主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调,所谓纵向协调,即指致辞力于上下级之间关系流融洽,上令下行,下情上晓,上下紧密配合、步调一致辞的协调工作;所谓横向协调,即指致于票证、监控、财务等各发行公司直属部门科室融洽和谐的协调工作。”
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